Power Apps van Microsoft laat je eigen bedrijfsapps bouwen zonder een lange ontwikkelstraat. Je zet schermen in elkaar, koppelt data uit systemen die je al gebruikt (Microsoft Lists, SharePoint, Dataverse of Excel) en publiceert de app naar web, mobiel en Microsoft Teams. Maar waar begin je? In deze blog laten we vijf toepassingen zien die we in de praktijk vaak bouwen. Daarna volgt een concreet stappenplan waarmee je zelf je eerste app maakt, van lijst tot goedkeuring.
De voorbeelden hebben iets gemeen: ze halen een proces uit de mailbox en uit losse Excel-bestanden, en zetten het om in een gestructureerde app waarin niets meer zoekraakt. Precies daar zit voor de meeste organisaties de eerste winst.
5 concrete Power Apps toepassingen
1. IT-aanvragen vereenvoudigen
Laat medewerkers een nieuwe laptop, telefoon of softwarelicentie aanvragen via een korte app in plaats van een los mailtje. Elke aanvraag komt gestructureerd binnen bij IT, met aanvrager, type apparaat, reden en status. Goedkeuring en registratie lopen automatisch mee. Dit is meteen het voorbeeld dat we verderop stap voor stap uitwerken.
Voordelen:
- Minder losse mailtjes en appjes
- Snellere verwerking met een duidelijke goedkeuring
- Volledige tracking van elke aanvraag
2. Tijdregistratie bijhouden
Een app waarin teams hun gewerkte uren per project of taak registreren, direct vanaf hun telefoon. De uren koppel je aan je project- of salarissysteem, zodat projectleiders live zien waar de tijd naartoe gaat en de administratie niet achteraf hoeft te puzzelen.
Voordelen:
- Automatische koppeling met verloning of projecten
- Direct inzicht voor projectleiders
- Lagere foutmarge dan losse Excel-sheets
3. Voorraadbeheer in realtime
Magazijnmedewerkers werken voorraadstanden bij, zien actuele aantallen en melden tekorten, allemaal vanaf een tablet of telefoon op de werkvloer. Geen dubbele lijsten meer die elkaar tegenspreken.
Voordelen:
- Directe updates vanaf de werkvloer
- Minder voorraadverschillen
- Altijd een actueel inzicht
4. Onderhoudsverzoeken volgen
Medewerkers melden een storing of defect via een app, met foto en locatie. De melding krijgt automatisch een status en komt bij de juiste persoon terecht, zodat niets blijft liggen.
Voordelen:
- Eén centraal meldpunt
- Status realtime inzichtelijk
- Geen losse mails meer nodig
5. Onkosten eenvoudig registreren
Medewerkers dienen onkosten in door een foto van de bon te maken. De aanvraag gaat automatisch naar de juiste manager ter goedkeuring, waarna de verwerking volgt. Dit voorbeeld lijkt sterk op de aanvraag-app die we hieronder uitwerken.
Voordelen:
- Bonnen indienen met een foto vanaf de telefoon
- Digitale verwerking met directe goedkeuring
- Minder fouten en sneller uitbetaald
Zo bouw je zelf een Power App: van lijst tot goedkeuring
We werken toepassing 1 volledig uit: een app waarmee medewerkers IT-middelen aanvragen, met een automatische goedkeuring erachter. Je hebt hiervoor alleen Microsoft 365 met Power Apps en Power Automate nodig. De schermafbeeldingen hieronder komen uit de officiële documentatie van Microsoft.
| Medewerker dient aanvraag in | → | Power App invulscherm | → | Microsoft Lists slaat de data op | → | Power Automate goedkeuring | → | Teams / Outlook melding en akkoord |
Stap 1. Leg je gegevens vast in Microsoft Lists
Begin bij de data. Maak in Microsoft Lists (onderdeel van Microsoft 365) een lijst met de velden die je wilt uitvragen. Voor onze aanvraag-app zijn dat bijvoorbeeld: naam medewerker, type apparaat, aanvraagdatum, reden, goedgekeurd of afgewezen, en status.
Stap 2. Genereer automatisch een app uit je lijst
Open de lijst en kies Integrate > Power Apps > Create an app. Power Apps bouwt in enkele seconden een werkende app op één responsief scherm: je bladert door de aanvragen, bekijkt de details en voegt er een toe of past er een aan, allemaal op dezelfde plek. Het scherm past zich vanzelf aan tablet en telefoon aan. Je hoeft hiervoor geen regel code te schrijven.
Zie je in oudere handleidingen een app met drie aparte schermen (bladeren, bekijken, bewerken)? Zo zagen gegenereerde apps er vroeger uit. Volgens Microsoft Learn krijgen nieuwe apps nu één responsief scherm; apps die je eerder maakte, houden hun drie schermen en blijven gewoon werken. Daarna pas je de lay-out, de velden en de kleuren aan naar je eigen huisstijl. Kies Preview the app om de app meteen te testen.
Stap 3. Voeg een goedkeuring toe met Power Automate
Nu de app data vastlegt, laat je elke nieuwe aanvraag automatisch ter goedkeuring sturen. Dat doe je met Power Automate en de actie Start and wait for an approval. Gebruik het kant-en-klare sjabloon “Start approval when a new item is added”: bij elke nieuwe aanvraag in je lijst krijgt de manager een goedkeuringsverzoek in Outlook of Teams, en de status in de lijst wordt automatisch bijgewerkt.
Je kiest zelf het goedkeuringstype, bijvoorbeeld Approve/Reject – Everyone must approve, waarbij iedereen akkoord moet geven, of Approve/Reject – First to respond, waarbij de eerste reactie telt. De goedkeurder reageert rechtstreeks vanuit de e-mail of de Teams-app, zonder in te loggen op een apart portaal.
Stap 4. Testen en publiceren
Test de app via Preview the app en dien een proefaanvraag in om de goedkeuring te controleren. Klopt alles? Kies Save en daarna Publish en deel de app met je collega’s, of zet hem als tabblad in Microsoft Teams. Vanaf nu loopt elke IT-aanvraag via één gestructureerd proces, van indienen tot akkoord.
Wat heb je ervoor nodig?
Voor deze aanpak is een Microsoft 365-licentie met Power Apps en Power Automate voldoende. De gebruikte connectoren (Microsoft Lists en Approvals) zijn standaardconnectoren. Wil je zwaardere scenario’s met meerdere tabellen, relaties en strakke beveiliging, dan is Microsoft Dataverse binnen het Power Platform de logische volgende stap. De exacte voorwaarden voor goedkeuringen lees je in de documentatie van Microsoft.
Aan de slag
Deze vijf toepassingen zijn nog maar het begin. De echte kracht van Power Apps zit in de combinatie met de rest van het Power Platform: gegevens in Dataverse, automatisering met Power Automate en inzicht met Power BI. Wij helpen organisaties dagelijks om zo’n eerste app op te zetten en daarna op te schalen naar een oplossing die echt verschil maakt.
